Maak de juiste mix!
Auteurs: Cecile de Roos en Eugenie Oomes
Voor het eerst gepubliceerd in het Vakblad Arbo, oktober 2021, Vakmedianet.
Over het thema werkdruk heeft iedereen een mening. Als je vraagt wat dat dan precies is, werkdruk, zijn de antwoorden minder concreet. Je raakt ook makkelijk in de war van alle termen: psychische belasting, mentale klachten, burn-out, uitputting of stress. Hoe kun je als adviseur helder en concreet adviseren over deze onderwerpen?
Psychische belasting
Het verzuim door mentale klachten stijgt de laatste jaren en staat in de top 3 van redenen voor verzuim. Dat zeggen de krantenkoppen. De teneur in de media is dat door corona de werkdruk en psychische klachten nog verder toenemen en dat er een golf van burn-outs aan zit te komen. Maar wat zijn de feiten? Laten we daarvoor eerst terugblikken naar de meest recente verzuimcijfers. Het hoogste verzuim in 2020 is gemeten in de zorgsector. Dit schommelt tussen de 6,8 en 8,2 procent. Daarna volgt het onderwijs, met een verzuimpercentage dat schommelt tussen de 4,6 en 5,7 procent. Het zal u verder niet verbazen dat het verzuim in de horeca in 2020 iets is gestegen tot 3,9 procent. De kleinere bedrijven hebben het laagste verzuim, zo rond de 4 procent (bron: CBS).
De reden voor verzuim is weergegeven in tabel.
Tabel 1: Belangrijkste klacht werknemers bij laatste verzuim, 2020. Opvallend is dat 5,2% van de mensen psychische klachten aangeeft. In 2018 was dit nog 7,2%.
Op basis van de cijfers in Figuur 1 is te zien dat 5,2 procent van de mensen tot het eerste kwartaal van dit jaar aangeeft te verzuimen als gevolg van psychische klachten, overspannenheid of burn-outklachten. Dit is een brede categorie waar een ziekte als depressie ook onder valt.
Stel dat je als arbo-adviseur adviseert in de zorg. De afdeling bestaat uit 145 zorgmedewerkers met 8,2 procent verzuim. Dan zijn dat gemiddeld twaalf medewerkers die verzuimen. Daarvan geeft 5,2 procent aan dat ze mentale klachten hebben. Op basis van de CBS-cijfers zou dit betekenen dat één medewerker zich heeft ziekgemeld met mentale klachten. Zo beschouwd lijkt het aantal verzuimgevallen door psychische klachten te overzien. Aan verzuim met psychische klachten gaat over het algemeen een periode vooraf met verminderde psychische gezondheid. En die staat momenteel wel degelijk onder druk. Onderzoek in januari 2021 door het Trimbos Instituut laat zien dat een op de vier mensen aangeeft dat hun psychische gezondheid achteruit is gegaan, terwijl dit in oktober 2020 nog bij een op de zes mensen was. Daarnaast heeft het Trimbos Instituut gevraagd wat mensen nodig hebben om deze periode goed door te ko men. Perspectief en mogelijkheden tot sociaal contact werden het vaakst genoemd.
Voorbeeld: gelaagde problemen en pesterijen
Drie medewerkers stappen naar een vertrouwenspersoon: een teamleider en twee monteurs. Een van de monteurs geeft aan dat zij de situatie op de werkvloer niet meer kunnen volhouden. De teamleider vertelt dat hij eveneens gepest wordt door de teamleider van het andere team.
De vertrouwenspersoon stapt naar de afdeling HR. De HR-adviseur voert vervolgens een kort vooronderzoek uit. Wat schetst haar verbazing? De teamleiders hebben beiden een assistent-teamleider benoemd. De leidinggevende heeft dit oogluikend toegestaan. De leidinggevende die beide teams aanstuurt, lijkt weg te duiken voor de sterke persoonlijkheden binnen het team. Hij komt daarom liever niet in de buurt. Hoewel de drie personen aanvankelijk aangeven te worden gepest, is het na een kort vooronderzoek al helder dat het iets anders ligt. Zo geeft iedereen de anderen de ‘schuld’.
De HR-adviseur laat vervolgens een arbeids- en organisatiedeskundige een verdiepend onderzoek doen. Uit observaties, gestructureerde interviews en een korte vragenlijst wordt het probleem duidelijk.
De medewerkers geven aan waar ze energie van krijgen: ‘Gewoon hun werk doen.’ Bij voorkeur met een koptelefoon met muziek, zodat ze hun collega’s niet hoeven te horen. Er is echter een verschil. Een van de teams geeft aan dat ze voldoende steun en waardering ervaren. Het andere team geeft het tegenovergestelde aan. Deze groep geeft eveneens aan dat er een slechte sfeer op de afdeling is in de vorm van groepsvorming, negeren en agressief gedrag.
Uit de vragenlijsten blijkt dat alle medewerkers tijdsdruk ervaren en het werk niet op tijd afkrijgen. Daarmee staat de werkdruk in beide teams op ‘rood’. Alleen zijn de stressklachten groter in het team waar geen steun aanwezig is.
Aan de slag!
Hier passen we het mengpaneel als metafoor toe. De manager van de afdeling pakt het advies op en gaat aan de slag met het mengpaneel. Dit werkt als volgt:
» Knop 1: duidelijkheid -> afschaffen ‘assistent’ teamleiders.
» Knop 2: organisatie van het werk -> de teamleiders krijgen de taak om als meewerkend voorman te functioneren.
» Knop 4: feedback -> de leidinggevende start elke dienst met het uitspreken van verwachtingen en geeft positieve feedback aan het einde van de dag.
Het mengpaneel (PSA vragenlijst Dynamische RI&E)
Burn-outklachten of diagnose?
Langdurige werkdruk en psychische belasting kunnen uiteindelijk tot burn-out leiden. Om te bepalen of burn-out toe- of afneemt wordt gebruikgemaakt van de Nationale Enquête Arbeidsomstandigheden (NEA), die jaarlijks door TNO en het CBS wordt gedaan. Voor dit onderzoek vragen zij naar uitputtingsklachten. Uit de NEA blijkt al een aantal jaar dat de uitputtingsklachten toenemen. Steeds vaker vertaalt men dit naar een toename van burn-out.
Alleen zijn burn-out gerelateerde uitputtingsklachten nog geen burn-out diagnose. Je kunt op basis van burn-outklachten niet de conclusie trekken dat dit onvermijdelijk tot burn-out leidt. Dit komt doordat mensen in beweging komen door die klachten. Zij gaan ze oplossen, waarna bij een groot deel van deze mensen de klachten afnemen.
Dat de toename van psychische klachten in deze tijd met corona niet terug te vinden is in een toename van het verzuim zou heel goed kunnen samenhangen met wat mensen aangeven nodig te hebben. Namelijk perspectief en de mogelijkheid tot sociaal contact, zoals uit het Trimbos-onderzoek naar voren kwam. Dat is bij uitstek wat werk kan bieden, zelfs als het online is. Tot zover de cijfers in perspectief. Neemt niet weg dat er sprake kan zijn van werkdruk die leidt tot psychische belasting en mogelijk tot verzuim. Hoe pak je dit aan?
Wat is werkdruk?
Wat werkdruk is, is vanuit de bedrijfskundige visie technisch uit te leggen. Het is de druk op een taak, waarbij er onvoldoende tijd is om de taak op de gewenste manier te volbrengen tegen een afgesproken beloning waar een verwachting tegenover staat.
Werkdruk = taak x tijd x verwachting.
Als de taak niet binnen de tijd kan worden volbracht, ontstaat werkdrukbeleving. Dit is het gevoel dat mensen ervaren. Werkdrukbeleving is zodoende een aspect van psychische belasting. In de praktijk worden deze termen door elkaar gehusseld. De adviseur kan daarom anderen het beste helpen door deze adviestaal aan te passen en psychische belasting als mengpaneel uit te leggen. De praktijk leert dat je als adviseur op deze manier het kaf van het koren kunt scheiden.
Psychische belasting als mengpaneel
Hiervoor is een voorbeeld van een mengpaneel weergegeven. De werkdruk staat in het voorbeeld op rood. Dat betekent dat meer dan 50 procent van de medewerkers op de afdeling aangeeft dat ze de taken niet op tijd af hebben en het resultaat niet voldoet aan de verwachtingen. De knoppen ‘waardering’ en ‘steun’ staan op groen. Dat betekent dat ongeveer 70 procent van de medewerkers op deze afdeling waardering en steun ervaart. Beide aspecten bufferen als het ware de negatieve effecten van werkdruk. Vooral steun blijkt een belangrijke factor die eraan bijdraagt dat medewerkers minder kans heb ben op het ontwikkelen van burn-outklachten die leiden tot verzuim (bron: TNO).
Hoewel de werkdruk aanwezig is, is de kans om op korte ter mijn mentale klachten te ontwikkelen minder waarschijnlijk door de hoeveelheid steun en waardering. Aan de andere kant ervaren de mensen uit dit voorbeeld onvoldoende autonomie, feedback en duidelijkheid. Deze staan op oranje en dat kan juist weer bijdragen aan uitval. Ze zorgen als het ware voor extra valse tonen.
Zo kunt u dus de oorzaken van psychische belasting zien als een mengpaneel met verschillende knoppen, waarbij de ene knop het tekort van een andere kan compenseren. Er zijn veel mogelijkheden om met de knoppen in het mengpaneel de toon bij te stellen. Alleen wanneer de knoppen niet op elkaar zijn afgestemd, klinkt de muziek vals. Op de langere termijn zorgt deze valse afstemming voor gezondheidsklachten bij medewerkers.
Evenwicht
Het mengpaneel als voorbeeld biedt alle betrokkenen inzicht waardoor zij concreet aan de slag kunnen gaan. Door als adviseur psychische belasting te vertalen naar een mengpaneel met meerdere knoppen kunt u zorgen voor de juiste afstemming. Uw advies kan zo bijdragen aan omstandigheden waar in mensen ‘gewoon’ hun werk kunnen doen.
Cecile de Roos is oprichter van de A&O opleiding bij Hollands College, docent en zelfstandig arbeids- en organisatiedeskundige. Eugénie Oomes is sociaal- en organisatie-psycholoog, arboadviseur en heeft de Cortisol-manager ontwikkeld.
Bronnen:
Trimbos.nl | Voortdurende coronacrisis leidt tot toename psychische klachten en behoefte aan perspectief
Schaufeli, W. (2018). Feiten en fictie Burn-out. De Psycholoog, september 2018
https://www.cbs.nl/nl-nl/visualisaties/dashboard-arbeidsmarkt/werken den/ziekteverzuim
